Mit OTpilot werden Sie der Dirigent Ihrer Branchensoftware.
OTpilot für Sanitätshäuser, Orthopädie- und RehatechnikSie führen das Gespräch, die Unterlagen füllen sich nebenbei aus
Demo buchen„Du kriegst ein Tablet, dann startest du OTpilot und dann sagst du das einfach nur noch."
Sie geben im Termin den Takt vor. OTpilot schreibt mit und füllt Ihre Unterlagen Feld für Feld, ob Maßblatt, Anamnesebogen, Bestellformular oder Werkstattkarte. Patient, Auftrag und Dokument trägt es in Ihre Branchensoftware, sobald sie angebunden ist. In der Kabine, im Außendienst oder bei jemandem am Küchentisch.
Jedes Feld einzeln aus dem Gespräch. Die Tonaufnahme wird nicht gespeichert, nur der Text daraus.
- Sprechen
- Rezept fotografieren
- Hilfsmittelnummer wählen
Was Leute sagen, wenn sie es zum ersten Mal sehen
Wörtlich aus den Gesprächen. Namen nennen wir nur mit schriftlicher Freigabe, deshalb steht hier die Rolle.
In der Kabine und im Außendienst
„Die springen hier schon vor der Tür rum und sind alle ganz aufgeregt."
Wer den Termin führt, schreibt nichts mehr ab. Wie Sie messen, bleibt Ihre Sache. Sie sagen die Werte, OTpilot schreibt. Was der Patient nicht gesagt hat, bleibt als offenes Feld stehen.
In der Leitung
„Wenn es funktioniert, wenn es zuverlässig ist und es gibt eine ERP-Anbindung, finde ich es deutlich zu günstig."
Zuverlässig heißt für ihn zweierlei. Was fehlt, sieht man sofort, statt hinterher zu telefonieren. Und mit Anbindung steht der Vorgang dort, wo er hingehört.
Bei Herstellern und Anbietern
„Es hört sich richtig geil an, und so ist es auch."
Hersteller bekommen Bestellbögen, bei denen die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Anbieter von Branchensoftware bekommen Patient, Auftrag und Dokument in ihr System, über ihre eigene Schnittstelle.
Dreißigmal pro Bein: messen, Maßband weglegen, aufschreiben
So beschreibt es eine Führungskraft aus einem Sanitätshaus mit mehreren Filialen. Im Außendienst liegt abends der Stapel Zettel, und am nächsten Morgen beginnt die Nacharbeit. Entziffern. Nachfragen, was fehlt. Beim Kollegen nachhaken, der beim Patienten war. Und fehlt der Kasse hinterher ein Anhang, fährt jemand noch einmal raus.
Ein Prokurist hat es so aufgeschrieben: „Permanenter Stress, Angst vor Fehlern und tonnenweise Papierkram." Ein Inhaber sagt es kürzer: „Ein Handwerker möchte eigentlich weniger schreiben als arbeiten." Beide haben recht. Wer die Zahlen nicht mehr aufschreiben muss, hat den Kopf frei für den Menschen vor sich.
„Lieber versorge ich den nächsten Kunden, als dass ich noch eine halbe Stunde rumschreib", sagt derselbe Inhaber. Darum geht es. Die Zeit gehört dem Patienten, nicht dem Formular. Und das Gespräch bleibt Ihres. Sie reden, wie Sie immer reden, und sagen die Werte dazu, die ins Formular sollen.
- 30 %der Versorgungszeit gehen ans Schreiben, laut Branchenumfrage 2024.
- 16Bewerber kommen auf 100 offene Stellen, laut derselben Umfrage.
- 10 bis 15 Minutenje Vorgang kommen zurück, gemessen über alle bisherigen Versorgungen.
Das gilt in der Kompression wie in Orthetik, Prothetik, Rehatechnik, Orthopädieschuhtechnik und bei Einlagen.
Weniger Schreibarbeit an vielen Stellen heißt mehr Zeit für die Versorgung. Mit demselben Team.
OTpilot folgt dem Ablauf Ihres Hauses, vom Rezept bis zur Branchensoftware
Ein Vorgang beginnt mit dem Rezept, oder ohne, wenn keines da ist. Sie wählen die Hilfsmittelnummer, und dazu erscheinen die Dokumente, die Ihr Haus für diese Versorgung und diese Kasse hinterlegt hat. Das Formular sucht niemand mehr heraus.
OTpilot läuft im Browser, nichts wird installiert. Auf dem Tablet in der Kabine, auf dem Handy im Außendienst oder am PC. Gearbeitet wird da, wo bisher der Zettel lag, neben Ihnen am Patienten.
Sie geben frei, dann genügt ein Klick. Mit Anbindung stehen Patient, Auftrag und Dokument in Ihrer Branchensoftware. An Ihrem System ändert sich nichts, es bleibt die führende Stelle.
Was sich anbinden lässt
Anbinden lässt sich jede Branchensoftware, die eine Schnittstelle öffnet, ob Warenwirtschaft, Abrechnung, Kalender, Konstruktion oder Shop. Eingerichtet ist heute TopM san6, im Paket OTpilot pro. Ohne Anbindung drucken Sie das Dokument oder senden es per E-Mail.
Mehr zur Anbindung„Es muss in den Prozess reinpassen. Klar darf es den Prozess verändern, aber wenn ich ihn auf links drehen soll, dann wird’s spannend."
Jedes Feld hat seine eigene Anleitung, und Sie sehen, was noch fehlt
Jedes Feld Ihres Formulars bekommt eine eigene Anleitung, mit den Wörtern, die in Ihrem Haus dafür fallen. Sagt bei Ihnen jeder „Ubu" zum Unterbrustumfang, richten wir das Feld so ein. Was im Gespräch gesagt wird, landet im passenden Feld, im Maßblatt genauso wie im Anamnesebogen, im Bestellformular oder auf der Werkstattkarte.
Ob Kreuz, Zahl, Auswahl oder Freitext, ob Seite 1 oder Seite 20, innerhalb Ihrer Dokumente ist das egal. Außerhalb, in der Branchensoftware, entscheidet die Schnittstelle Ihres Anbieters, welche Felder erreichbar sind.
Stimmt, was da drinsteht?
Jedes Feld wird einzeln gefüllt, nach seiner eigenen Anleitung. Nicht das Blatt auf einmal. Was nicht zur Sprache kam, bleibt offen. Wurde ein Wert falsch verstanden, sehen Sie ihn stehen, bevor Sie freigeben, und tragen ihn nach.
Rote Felder sind Pflichtfelder. Fehlt eine Angabe, sehen Sie es, bevor der Patient die Tür hinter sich zumacht, und nicht am nächsten Tag am Telefon.
Jede Änderung steht in der Historie. Was Sie korrigieren, macht den nächsten Vorschlag für Ihr Haus genauer.
„Das wäre wichtig, weil so kann ich mich selber kontrollieren, falls ein Maß falsch eingetragen ist."
Sie geben frei, nicht das Programm.
- Kunde und Mitarbeiter unterschreiben auf dem Bildschirm, wenn das Dokument Unterschriftsfelder hat
- Verlangt eine Kasse das Original auf Papier, drucken Sie das Dokument aus
- Begründungen an die Kasse schreibt OTpilot nicht
Branchenvorlagen sind enthalten. Ihr eigenes Hausformular richten wir gegen Angebot ein, meistens innerhalb einer Woche.
- Die Tonaufnahme wird nicht gespeichert, nur der Text daraus
- Gehostet in Deutschland, ISO-27001-Rechenzentren, Daten mehrfach an mehreren Standorten
- Jeder Anbieter, über dessen Server Ihre Daten laufen, legt uns einen aktuellen Prüfbericht des BSI vor (C5-Testat)
Was Sie vorher wissen wollen
Drei Fragen, die in fast jedem Gespräch fallen.
Muss ich mich beim Sprechen umstellen?
Nein. Sie reden mit dem Patienten wie immer und sagen die Werte so, wie Sie sie einem Kollegen zurufen würden. Was nicht zur Sprache kam, tragen Sie nach. Händisch ausfüllen geht immer.
Was ist, wenn der Patient nicht aufgenommen werden will?
Dann füllen Sie das Dokument händisch aus, wie bisher. Fehlt die Einwilligung des Patienten oder ist sie alt, sagt OTpilot es Ihnen beim Start. Die Vorlage dafür liegt in Ihrer Dokumentenverwaltung. Die Tonaufnahme wird nicht gespeichert, nur der Text daraus.
Und wenn es OTpilot nicht mehr gibt oder das Internet fehlt?
Jedes fertige Dokument ist ein PDF. Sie drucken es, senden es per E-Mail oder legen es in Ihrer Branchensoftware ab. Damit liegt es bei Ihnen. Gehostet wird in Deutschland, mehrfach gesichert an mehreren Standorten. Eine Internetverbindung braucht OTpilot.
OTpilot schreibt in Ihre Branchensoftware, egal welche
Mit OTpilot hat man am Ende des Tages ein intelligentes Sanitätshaus.
Unser Ziel: Alles, was ein Feld sein kann, soll sich aus dem Termin füllen lassen. Ein Feld im Anamnesebogen genauso wie ein Patient, ein Auftrag oder ein Status in Ihrer Branchensoftware. In der Warenwirtschaft, im Kalender, in der Konstruktion, im Bestellsystem des Herstellers. Und neben dem Sprechen sollen weitere Wege dazukommen, etwa ein Befehl per Chat.
Heute gilt das für die Dokumente Ihres Hauses und für TopM san6. Das Übrige ist ein Ziel, keine Zusage. Wenn Sie so etwas brauchen, machen wir es möglich, und Sie bekommen dafür ein Angebot.
4,20 € je Vorgang
Das Paket OTpilot kostet 420 € netto im Jahr und ermöglicht 100 Vorgänge, für so viele Mitarbeiter, wie Sie wünschen. Abgerechnet wird je Vorgang, nicht je Mitarbeiter. OTpilot pro bringt die vorbereitete Anbindung, OTpilot max eigene. Beides auf Anfrage.